Перед инвентаризацией база 1С должна быть закрыта по дату пересчёта: все документы за период проведены, нет отрицательных остатков, дублей номенклатуры и карточек без единицы или штрихкода, перемещения в пути разобраны. Если этого не сделать, расхождения пересчёта покажут ошибки учёта, а не реальные недостачи и излишки, и вы потратите время на поиск товара, который на складе есть, просто «живёт» в другой карточке.
Почему базу проверяют до пересчёта
Инвентаризация сравнивает факт со складом в учёте. Если учётный остаток неверен, каждая ошибка базы превращается в «расхождение»: забытый черновик поступления выглядит как излишек, дубль карточки — как пересортица, минус — как недостача. Разбирать это после пересчёта дольше и дороже, чем до него.
Чек-лист: что проверить
| # | Что проверить | Почему важно | Где разобрать |
|---|---|---|---|
| 1 | Непроведённые документы за период | Забытый приход или расход искажает учётный остаток | Непроведённые документы |
| 2 | Отрицательные остатки | Минус не может совпасть ни с каким фактом | Отрицательные остатки |
| 3 | Дубли номенклатуры | Один товар на двух карточках даёт пару «недостача — излишек» | Поиск дублей |
| 4 | Карточки без единицы, артикула, штрихкода | Счётчик не найдёт позицию сканером, количество не сойдётся по единицам | Карточка номенклатуры |
| 5 | Одинаковые коды и штрихкоды у разных товаров | Сканер подставит не ту позицию при пересчёте | Шесть проверок |
| 6 | Перемещения в пути и незакрытые приёмки | Товар уже ушёл с одного склада, но не пришёл на другой | Документы перемещения и приёмки за период |
Пункты 1–5 покрывают шесть регулярных проверок складского учёта (одинаковые коды и общие штрихкоды — две отдельные проверки); пункт 6 добавляется именно перед пересчётом.
Порядок подготовки
1. Определите дату и границы
Зафиксируйте дату инвентаризации, склады и группы товаров. Сообщите сотрудникам, что документы с датой до пересчёта нужно провести заранее, а после него — оформлять уже следующей датой.
2. Закройте документы до даты пересчёта
Найдите непроведённые документы и разберите каждый: операция состоялась — проведите, не состоялась — пометьте на удаление по регламенту. Если какой-то документ не проводится, причина почти всегда в сообщении 1С — см. «Документ не проводится в 1С».
3. Уберите минусы и дубли
Разберите отрицательные остатки по движениям, затем дубли номенклатуры. Порядок важен: часть минусов исчезнет после объединения дублей, а часть — после проведения забытых приходов.
4. Дозаполните карточки и штрихкоды
Если пересчитывать будут сканером или ТСД, у каждой позиции должен быть свой штрихкод и правильная единица. Позиции с общим штрихкодом разведите до пересчёта.
5. Зафиксируйте результат и установите дату запрета
Повторите проверки и сохраните выборку: она пригодится, если расхождения всё же появятся. Согласуйте с бухгалтером дату запрета изменения, чтобы после пересчёта никто не поменял документы «задним числом».
После пересчёта
- Сравните факт с учётом штатным документом инвентаризации вашей конфигурации.
- Сначала проверьте пары «недостача — излишек» у похожих позиций: это может быть пересортица, а не потеря. Как её оформить — в статье «Пересортица в 1С».
- Оформите списание недостач и оприходование излишков по регламенту компании.
- Повторите проверку склада, чтобы убедиться, что после оформления не появились новые минусы.
Чего не делать
- Не проводите пересчёт, пока в базе есть непроведённые документы до его даты.
- Не исправляйте остатки ручным оприходованием до инвентаризации — это прячет причину.
- Не оставляйте пересчёт без даты запрета изменения: документы прошлого периода поменяют результат задним числом.
Как это делает VOLY AI
Кнопка «Проверить склад» в VOLY AI запускает шесть проверок внутри базы 1С: отрицательные остатки, старые непроведённые складские документы, неполные карточки номенклатуры, дубли, одинаковые коды разных карточек и один штрихкод у разных товаров. Проверку удобно запускать до пересчёта и после оформления результатов. У находки есть важность, основание из базы, следующий шаг и ссылка на объект, когда она доступна. Факт считает 1С; объяснение ИИ нужно сверять с основанием. Проверка только читает базу и сама ничего не исправляет.
Проверка склада работает в 1С:Управление торговлей 11, 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Бухгалтерии предприятия; для других конфигураций совместимость проверяем до установки. Скачать VOLY AI.
Источники и продолжение
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, — общий порядок проведения инвентаризации.
- Документ инвентаризации, списания и оприходования в вашей конфигурации — уточните по материалам 1С:ИТС к своему релизу.
- Ошибки складского учёта в 1С: шесть проверок.
- Как исправить отрицательные остатки в 1С.
14 дней, одна информационная база и одна задача складского учёта. 0 ₽, без автоматического продления.